Uzņēmuma autoparks ir izmaksu postenis, kura pārvaldība prasa laiku, zināšanas un pastāvīgu uzmanību. Riepu maiņa, apkopes grafiki, apdrošināšanas gadījumi, nolietojuma aprēķināšana un autoparka atjaunināšana nozīmē desmitiem nelielu lēmumu, kas jāpieņem katru mēnesi.
Ja šos lēmumus pieņem uzņēmuma grāmatvedis vai loģistikas vadītājs papildus citu darba pienākumu pildīšanai, šis laiks būtībā netiek izmantots uzņēmējdarbības attīstībai. Jautājums, ar ko agrāk vai vēlāk saskaras ikviens uzņēmums, kura autoparks paplašinās, ir vienkāršs: vai ar automašīnu pārvaldību ir vērts nodarboties pašiem, vai arī to ir saprātīgāk uzticēt specializētam pakalpojumu sniedzējam?
Reklāma
Kā tieši darbojas pilna servisa auto līzings uzņēmuma autoparka kontekstā?
Pilna servisa auto līzings nozīmē lietošanas līgumu uz noteiktu termiņu, kurā uzņēmums par transportlīdzekli maksā vienotu ikmēneša maksājuma summu, bet transportlīdzekļa īpašnieks ir pakalpojumu sniedzējs, nevis pats uzņēmums. Atšķirībā no tradicionālā bankas līzinga uzņēmumam nav jāuzņemas riski, kas saistīti ar transportlīdzekļa atlikušo vērtību vai tā pārdošanu. Līguma termiņa beigās transportlīdzeklis parasti tiek atgriezts, taču daži pakalpojumu sniedzēji, piemēram, „Europcar”, piedāvā arī iespēju to izpirkt, ja uzņēmums vēlas transportlīdzekli paturēt sev.
Mēneša maksa ir atkarīga no izvēlētās pakalpojumu paketes un var ietvert apkopes darbus, remontu, riepu maiņu un uzglabāšanu, apdrošināšanu, tehnisko apskati u. c. Pakalpojumu apjoms tiek noteikts līgumā, un to var pielāgot, ņemot vērā uzņēmuma konkrētās vajadzības. Transportlīdzekļu modeļus nav jāizvēlas tikai no pakalpojumu sniedzēja noliktavā esošajām automašīnām, bet ir iespējams pasūtīt arī modeli, kas ir piemērotāks uzņēmuma faktiskajām vajadzībām.
Pateicoties fiksētajai ikmēneša maksai, uzņēmums jau līguma sākumā var prognozēt autoparka kopējās izmaksas, kas atvieglo budžeta sastādīšanu. Transportlīdzekļu skaitu un pakalpojumu saturu var pielāgot atbilstoši tam, kā laika gaitā mainās uzņēmuma vajadzības. Tieši šī elastība padara šo risinājumu piemērotu gan augošam, gan stabila lieluma autoparkam, neatkarīgi no tā, vai uzņēmumam ir tikai viens darba auto vai vairāki transportlīdzekļi.
Kādas ir slēptās izmaksas, ja autoparku pārvalda pats uzņēmums?
Autoparka patstāvīgas administrēšanas faktiskās izmaksas neizpaužas tikai pirkuma cenā vai līzinga maksājumos, bet laika gaitā summējas no mazākiem izdevumiem, darbības pārtraukumiem un laika patēriņa.
• Apkopju un riepu maiņas plānošana prasa pastāvīgu sekošanu, jo pretējā gadījumā var rasties dīkstāves.
• Negaidītas izmaksas par remontu un patēriņa materiāliem ne vienmēr ir precīzi prognozējamas un var nevienmērīgi ietekmēt naudas plūsmu.
• Apdrošināšanas gadījumu kārtošana nozīmē saziņu ar apdrošināšanas sabiedrību, remonta uzņēmumu un automašīnas lietotāju.
• Dažādu pakalpojumu sniedzēju izrakstīti rēķini apgrūtina izmaksu uzskaiti, it īpaši gadījumos, kad ir vairāki transportlīdzekļi.
• Transportlīdzekļu atlikušās vērtības un piemērotākā pārdošanas brīža novērtēšanai ir nepieciešamas tirgus zināšanas, kādu daudziem uzņēmumiem pašiem nav.
• Ja avārijas vai bojājuma gadījumā nav pieejama aizvietojošā automašīna, uz laiku var tikt kavēts darbinieka darbs.
Atsevišķi tie var šķist sīkumi, taču kopā tie kļūst par slēptu administratīvo slogu, kas prasa gan darbinieku, gan vadības laiku. Tas kļūst skaidri redzams tad, ja autoparks paplašinās vai ja uzņēmumā nav darbinieka, kura galvenais uzdevums ir transportlīdzekļu pārvaldība.
Kad ir īstais brīdis, lai nodotu automašīnas pārvaldību pakalpojumu sniedzēja pārziņā?
Lēmums pār pāreju ir pamatots, ja uzņēmuma ikdienas darbību sāk ietekmēt vismaz viens no zemāk norādītajiem faktoriem.
Autoparks pieaug straujāk nekā iekšējās pārvaldības kapacitāte. Ja katrs jauns transportlīdzeklis nozīmē papildu darbu esošajai komandai, bet šim nolūkam netiek piešķirti papildu resursi, rodas nepilnības pārvaldībā. Tas var ietekmēt gan darba organizāciju, gan apkalpošanas ātrumu, gan arī darbinieku apmierinātību.
Naudas plūsmai jābūt prognozējamai. Uzņēmumiem, kas plāno budžetu pa ceturkšņiem, ir nepieciešams pēc iespējas skaidrāks pārskats par pastāvīgajām izmaksām. Fiksēta ikmēneša maksa padara autoparka izmaksas, tāpat kā īres vai algas fonda izmaksas, vieglāk plānojamas.
Transportlīdzekļu dīkstāves laiks tieši ietekmē uzņēmuma ieņēmumus. Kurjeru pakalpojumu sniedzēja, apsaimniekošanas uzņēmuma vai pārdošanas komandas gadījumā automašīna, kas nedarbojas, var nozīmēt zaudētu pasūtījumu, novēlotu pakalpojumu vai neapmeklētu tikšanos ar klientu. Šādā gadījumā ātra aizvietojošā auto nodrošināšana var būt svarīgāka nekā zemākā ikmēneša maksājuma summa.
Ar automašīnām saistīto pakalpojumu koordinēšana prasa pārāk daudz laika. Apkopes, remonta, riepu un apdrošināšanas pakalpojumu organizēšana prasa pastāvīgu salīdzināšanu, līgumu izpildes uzraudzību un saziņu ar dažādām iesaistītajām pusēm. Specializētam pakalpojumu sniedzējam šie procesi jau ir daļa no ikdienas darba.
Ja pastāv vairāki faktori, nav vērts salīdzināt tikai ikmēneša maksu, bet saprātīgāk ir izvērtēt kopējo situāciju: cik daudz uzņēmumam izmaksā pašreizējā patstāvīgā pārvaldība, ņemot vērā laika patēriņu, dīkstāves un negaidītas papildu izmaksas.
Ko vajadzētu apsvērt, slēdzot līgumu?
Pirms līguma parakstīšanas ir vērts precizēt līguma darbības termiņu un nobraukuma limitu. Pārsniegtā kilometrāža var radīt papildu izmaksas, kas pārsniedz sākotnējās prognozes.
Tāpat būtu jāpievērš uzmanība tam, kas notiek līguma pirmstermiņa izbeigšanas gadījumā, kā līguma darbības laikā var mainīties ikmēneša maksa un kādas apkopes, remonta un riepu izmaksas pakete faktiski sedz.
Šie jautājumi un citi praktiski apsvērumi ir sīkāk izklāstīti rakstā, kas skaidro, ko vajadzētu apsvērt pirms līguma noslēgšanas.
Laba prakse ir lūgt piedāvājuma iesniedzējam uzrādīt konkrētu aprēķina paraugu attiecībā uz līdzīgām lietošanas vajadzībām, nevis tikai vispārēju cenu diapazonu. Tas sniedz reālistiskāku priekšstatu par to, vai ikmēneša maksa iederēsies uzņēmuma budžetā arī pēc pirmā gada.
Kad pilna servisa līzings ir pamatota izvēle?
Lēmums par autoparka pārvaldības nodošanu pakalpojumu sniedzējam nav ideoloģiska rakstura, bet gan balstīts uz aprēķiniem. Ja uzņēmuma iekšējā administratīvā slodze, neparedzētie izdevumi un dīkstāves pārsniedz līmeni, ko nodrošinātu fiksēta ikmēneša maksa un specializēts pakalpojums, pāreja ir pamatota. Uzņēmumam ar nelielu autoparku tas galvenokārt varētu nozīmēt laika ietaupījumu, savukārt lielāka autoparka īpašniekam – tiešu ietekmi uz naudas plūsmas prognozējamību un darba ražību.
